طرح توجیهی: مزایا و ساختار

یک طرح توجیهی طرحی کلی از مهم‌ترین مسائل مربوط به یک ایده کسب و کار است و هدف آن شناسایی عواملی است که مانع موفقیت شما در بازار کار می‌شود. به عبارت دیگر، طرح توجیهی تعیین می‌کند آیا یک ایده کسب و کار ایده ای معقول است یا نه. طرح توجیهی تمامی اطلاعات ضروری برای طرح کسب و کار را در اختیار مخاطب قرار می‌دهد. هدف از اجرای هر طرح توجیهی کسب سود و منفعت است از اینرو به منظور دست‌یابی به معیار و شاخص مناسب جهت تعیین سوددهی و یا عدم سوددهی طرح‌ها، مجموعه‎ای از شاخص‌های مالی و اقتصادی در طی سال‎ها‎ی قبل توسط کارشناسان و اقتصاددانان بزرگ تعریف و استفاده شده است، بهره گرفته میشود. هدف از آنالیز مالی، کسب شاخص‌های مالی و اقتصادی به منظور تصمیم‌گیری صحیح‎ می‎‎باشد. در تجزیه و تحلیل مالی، استفاده از هزینه‌های سرمایه‌گذاری، هزینه‌های تولید، درآمد سالیانه پیش‌بینی شده برای طرح و سایر مبانی و مفروضات مورد نیاز برای انجام محاسبات، صورت حساب سود (زیان)، صورت گردش وجوه نقد، ترازنامه پیش‌بینی شده، تهیه و تنظیم‎ می‎‎شود.

بخش های مختلف طرح توجیهی را می توان به سه دسته تقسیم کرد:

• تجزیه و تحلیل مالی که برای مطالعه و تحلیل ابعاد مختلف مسائل مالی و سودآوری طرح توجیهی صورت می‌گیرد.
• مطالعه جامع بازار که در آن ابعاد مختلف بازار هدف برای عرضه محصول نهایی مورد بررسی قرار می‌گیرد. این ابعاد مسائلی مثل کمبودها، بازار هدف، عرضه، تقاضا و باقی موارد را در بر می‌گیرند.
• توجیه‌پذیری فنی که به منظور بررسی ابعاد فنی طرح توجیهی مثل فناوری، ظرفیت، محل اجرا، ماشین آلات و تجهیزات تولید و ساختار اجرائی طرح انجام می‌شود.

در روند نگارش طرح‌های توجیهی باید بخش‌های مختلفی را مد نظر قرار داد. در ادامه به این بخش‌های مهم پرداخته می‌شود.

خلاصه اجرایی

خلاصه اجرایی باید در ابتدای طرح قرار گیرد. در 2 تا 3 صفحه، نکات اصلی طرح توجیهی برای مرور سریع مدیران جمع بندی می‌شوند. خلاصه اجرایی مروری از طرح توجیهی فراهم کرده و تصویری کلی از تمامی بخش‌های طرح ارائه می‌دهد. بعضی از افراد تصمیم گیرنده ترجیح می دهند تا تنها همین بخش را مطالعه کنند و اصلاً توجهی به دیگر بخش‌ها ندارند. بنابراین، خلاصه اجرایی باید دقیق باشد و یافته‌های اصلی طرح را با جزئیاتی مناسب عرضه کند.

مقدمه

هدف این بخش از طرح توجیهی دو وجهی است:

• پاسخ به این سوال که «چرا باید به این جایگزین ها توجه کنیم؟ آیا اهمیت دارند؟»
•  صحبت در مورد دیگر گزینه‌هایی که مورد آنالیز قرار گرفته‌اند و همچنین نحوه بررسی و تحلیل آنها.

معمولاً بخش مقدمه در طرح توجیهی به طور خلاصه بعضی از نتیجه گیری‌های مهم و محتمل‌ترین گزینه‌ها برای تغییر را برای خواننده افشا می‌سازد. دیگر عناصر یک طرح توجیهی، مثل معیارها، روش تحقیق و همچنین پیشینه، نیز ممکن است در این بخش از طرح توجیهی قرار گیرند.

معیارها/ محدودیت‌ها

در روند ساختاربندی بخش‌های مختلف طرح توجیهی باید مسائل مختلفی را مد نظر قرار داد. اول از همه باید از خودتان بپرسید که آیا طرح توجیهی و تغییری که مد نظر شماست باعث ایجاد تفاوتی بزرگ در ساختار شرکت خواهد شد یا نه. تغییر نباید به گونه‌ای باشد که باعث کند شدن سرعت فعالیت‌های شرکت شود. پیش بینی این امر بسیار اهمیت دارد چون گاهی اوقات بهبود در یک محل کار همیشه به بهبود در نحوه کار تمامی سازمان منتهی نخواهد شد.

اگرچه ممکن است برنامه و مسیر فعالیت شما بر روی کاغذ موثر و کارآمد به نظر برسد، ولی ممکن است در عمل این طور نباشد. شما باید تمامی جوانب را در حین نگارش طرح توجیهی مد نظر قرار دهید. گاهی اوقات باید میزان تغییراتی که از طریق طرح توجیهی اعمال می‌شود را حتماً در نظر بگیرید. طرح شما باید شدیداً مقرون به صرفه و سودمند باشد.

هزینه پیاده سازی طرح شاید بزرگترین عامل در هر تصمیم گیری تجاری باشد. در هر کسب و کاری، مزایا باید بیشتر از هزینه‌ها باشد. در روند شکل گیری معیارها برای طرح توجیهی، باید هزینه‌ها را به دقت مد نظر قرار دهید. همچنین در روند تعیین هزینه‌ها باید آینده شرکت به دقت مورد توجه قرار گیرد. شاید در سال اول طرح شما از لحاظ اقتصادی توجیهی نداشته باشد ولی در سال های بعد به سوددهی فراوانی برسد.

جنبه دیگری که باید در نگارش طرح توجیهی مد نظر قرار دهید، پرسنل سازمانی است. گاهی اوقات یک تغییر باید چیزی فرای کارایی را به تصویر بکشد. باید مصرف کننده‌ها و افرادی که تغییر بر آنها تأثیر خواهد گذاشت را در نظر بگیرید. گاهی اوقات مطرح ساختن روند کاری اشتباه باعث نابودی آینده شرکت می‌شود چون مشتریان از طرح ارائه شده رضایت چندانی ندارند. واکنش کارمندان به پیاده سازی طرح نیز اهمیت دارد چون در صورت پس زدن طرح و عدم همکاری، طرح خیلی زود با شکست روبرو می‌شود. بعضی از شرکت‌ها این مسئله را به سادگی نادیده می‌گیرند و با وجود در اختیار داشتن یک طرح توجیهی قدرتمند و جامع، به نتیجه دلخواه نمیرسند. رضایت کارمندان و مشتریان فاکتوری مهم و اساسی در روند پیاده سازی طرح توجیهی خواهد بود.

روش کار

این بخش از طرح توجیهی از اهمیت و وسیعت چشمگیری برخوردار است. این بخش به خواننده نشان می‌دهد که طرح به چه چیزی رسیده و به کجا خواهد رفت. با ارائه اطلاعات در مورد اینکه چطور به داده ها و آمارهای نهایی رسیده اید، به راحتی می توانید خواننده را متقاعد سازید که طرح توجیهی شما کاملاً عملی است. شما نشان می‌دهید که نتایج ارائه شده قابل اعتماد بوده و اهمیت زیادی دارند. با کمک روش های قدرتمند برای رسیدن به نتایج خواننده ها به حسی از اعتماد دست می‌یابند.

برای رسیدن به این نتایج می‌توان از منابع مختلفی استفاده نمود، برای نمونه گزارشات و مجلات علمی، تحقیقات کتابخانه‌ای، تماس‌های تلفنی، مصاحبه‌های حضوری، برگزاری جلسه با افراد آگاه به موضوع، مطالعات میدانی، تست‌های آزمایشگاهی. طول و تراکم محتوای طرح توجیهی در هر موردی تفاوت دارد. شما باید مخاطب و هدف طرح توجیهی را مد نظر قرار دهید. هدف اصلی ارائه اطلاعات به مخاطب هدف و رسیدن به دقیق‌ترین نتیجه ممکن است. بنابراین باید مطمئن شوید که محتوای طرح مورد علاقه خواننده هاست و رضایت آنها را جلب می‌کند. لذا انجام این کار باعث می‌شود تا روش تحقیق به اندازه کافی مطلوب باشد.

در صورت استفاده از چندین روش تحقیق در طرح توجیهی باید تمامی آنها را به طور دقیق در پاراگراف‌های مجزا توضیح دهید. هر کدام از روش‌ها باید در ابتدای پاراگراف مطرح شوند و نتایج و تاثیرات آنها بر نتایج نهایی طرح توجیهی بیان شود. در بعضی موارد، به دلیل شباهت بین روش‌های مختلف، نویسنده طرح ترجیح می دهد تا آنها را به صورت کلی و خلاصه شده به نمایش بگذارد. این کار باعث می شود تا از اتلاف وقت جلوگیری شود و مخاطب راحت‌تر متوجه اصل موضوع شود.

فهرست کنترل نهایی

زمانی که نگارش طرح توجیهی پایان یافت، برای اطمینان از اشاره به تمامی موضوعات مورد نظر، باید کنترل نهایی را انجام داد.

مقدمه

• آیا مقدمه به خواننده ها نشان می دهد که چرا این طرح را انجام دادید؟
• آیا فعالیت اصلی یا مسائل جایگزین را مشخص کرده است؟
• آیا خواننده را متقاعد می سازد که این طرح یک سند معتبر و کاربردی است؟

معیارها

• آیا این بخش استانداردهای ارزیابی فعالیت یا جایگزین ها را مشخص ساخته است؟

روش

• آیا حقایق و ایده‌های ارائه شده در طرح را توضیح می دهد؟
• آیا خواننده‌ها را متقاعد می سازد که این روش به نتایج قابل اعتباری منتهی می شود؟

مرور جایگزین ها

• آیا توضیحی کلی در مورد هر جایگزین ارائه می نماید؟

ارزیابی

• آیا فعالیت اصلی یا جایگزین‌ها را برمبنای معیارها ارزیابی می‌کند؟
• آیا حقایق و شواهد پشتیبان هر بخش ارزیابی را ارائه می نماید؟

نتیجه گیری

• آیا اهمیت حقایق را از دیدگاه مخاطبان طرح توضیح می دهد؟
• آیا نتیجه را ساده و واضح به نمایش می گذارد؟